Changements apportés aux processus pour le travail à distance : CPG assurance/CPG de la Fiducie de la FSL/rentes à constitution immédiate
Pour travailler à distance en raison de la situation entourant la COVID-19, vous avez dû apporter des changements à vos processus. Nous devons faire de même afin qu’il soit plus facile de traiter avec nous. Donc, nous modifions temporairement nos lignes directrices concernant l’information et les autorisations acceptées pour le traitement des propositions et de certaines opérations sur les CPG assurance*, les CPG de la Fiducie de la Financière Sun Life et les rentes à constitution immédiate.
Pendant que nous mettons en place les technologies qui appuieront efficacement la conduite des affaires à distance, voici des suggestions pour que vous puissiez faire votre travail sans rencontrer le Client en personne.
Proposition à distance
Remplir le document
- Utilisez Zoom (ou votre outil de vidéoconférence approuvé) pour remplir et passer en revue la proposition électronique ou papier, selon le cas, avec le ou les Clients. Vérifiez aussi leur adresse courriel.
- Lors d’une vidéoconférence avec le Client et en ayant recours au processus double, procédez à la vérification de l’identité visuellement et remplissez la section sur la vérification de l’identité et la lutte contre le blanchiment d’argent (LBA).
- Le Client doivent vous envoyer par courriel sécurisé les images électroniques de deux documents sources vérifiés.
- Dans les directives spéciales, inscrivez le numéro de contrat et ajoutez la remarque suivante : « La proposition a été remplie autrement qu’en personne en ayant recours au processus double. »
Si vous vendez un produit de placement garanti à un Client existant, nous accepterons les renseignements servant à la vérification de l’identité et à la lutte contre le blanchiment d’argent qui sont au dossier, pourvu qu’ils aient été recueillis dans les 24 derniers mois. Vous devrez cependant confirmer l’exactitude de ces renseignements. S’ils sont inexacts ou datent de plus de 24 mois, vous devrez les recueillir à nouveau en suivant le processus double (reportez-vous aux étapes 2 à 4 ci-dessus).
Obtenir la signature du client
Nous acceptons la signature électronique pour les propositions si nécessaire et pourvu que votre distributeur l’autorise. Pour connaître les options pour l’obtention d’une signature valide, reportez-vous au tableau ci-dessous.
Le Client a une imprimante et un numériseur (option privilégiée) | Le Client a une imprimante, mais pas de numériseur | Le Client n’a ni imprimante ni numériseur |
Envoyez la proposition remplie ou la page des signatures en format PDF au Client par télécopieur, par la poste ou par courriel. Le Client imprime les documents requis et les signe. Le Client vous retourne les documents signés par télécopieur ou par la poste, ou il les numérise et vous les envoie par courriel sécurisé. | Envoyez la proposition remplie ou la page des signatures en format PDF au Client par télécopieur, par la poste ou par courriel. Le Client imprime les documents requis et les signe. Le Client vous retourne les documents signés par télécopieur ou par la poste, OU il en prend chaque page en photo et vous envoie le tout par courriel sécurisé. | Envoyez la proposition remplie ou la page des signatures en format PDF au Client par courriel. Le Client utilise la technologie en place pour tracer sa signature électroniquement (la signature tapée n’est pas acceptée). Le Client vous retourne les documents avec la signature tracée électroniquement par courriel sécurisé. |
Si aucune des options indiquées n’est possible pour vous ou pour le Client, communiquez avec nous aux coordonnées fournies ci-après. Nous verrons ce que nous pouvons faire pour vous aider. | ||
Soumettre la proposition ou les pages de signature
Envoyez la proposition par télécopieur, par la poste ou par courriel sécurisé au siège social, de la façon habituelle. Au besoin, mettez vos partenaires d’affaires au courant, pour vous assurer que les activités devant être administrées par un conseiller le sont toujours. N’oubliez pas d’inclure les copies des documents sources utilisés pour la vérification de l’identité au moyen du processus double.
IMPORTANT : Dans cette communication, toutes les mentions d’envoi par courriel renvoient à l’utilisation du courriel sécurisé. Il est obligatoire d’utiliser la fonction de courriel sécurisé pour l’envoi de ces documents au Client.
Autres demandes d’opérations
Pour un contrat existant, vous pouvez obtenir la signature du Client et vérifier son identité relativement à d’autres formulaires et à des demandes d’opérations des mêmes façons indiquées ci-dessus. N’oubliez pas qu’il faut absolument remplir les formulaires applicables avec le Client lors d’une vidéoconférence (au moyen de l’outil Zoom ou de votre outil approuvé).
Pour le moment, les demandes d’opération avec signature électronique sont acceptées dans les cas suivants seulement :
- Modification des renseignements sur le Client
- Modification du mode de versement du revenu au Client ou des renseignements pour les prélèvements bancaires et les virements électroniques de fonds
- Directives de placement et demandes de retrait pour lesquels une signature est requise
Soutien additionnel en raison de la situation entourant la COVID-19
Nous continuons de simplifier les processus lorsque cela est possible, pour respecter les mesures de distanciation sociale. Nous vous tiendrons au fait des changements.
Pour savoir comment remplir une demande de FPG Financière Sun Life, reportez-vous à cette communication <FRENCH link>.
Renseignements :
- CPG assurance et CPG de la Fiducie de la FSL – 1-877-272-8353 (service en français) ou 1-877-272-2020 (service en anglais); options 3, 1
- Rentes à constitution immédiate – 1-800-246-5562 (service en français) ou 1-800-246-5567 (service en anglais)
* Les CPG assurance sont des rentes à provision cumulative établies par la Sun Life du Canada, compagnie d’assurance-vie.